Softskil

I. TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 

1.1. Sistem Informasi dan Organisasi Bisnis

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks. Kompleksitas sistem tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer, bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan.

1.2. Siklus-siklus Pemrosesan Transaksi 

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :

1.      Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.

2.       Siklus pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.

3.       Siklus produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.

4.       Siklus keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Bentuk-Bentuk Masukan 

1.3. Akuntansi dan Teknologi Informasi

Akuntansi saat ini erat kaitannya dengan Teknologi Informasi, karena hampir semua kegiatan akuntansi saat ini sudah memanfaatkan Teknologi Informasi. Alasan menggunakan teknologi Informasi adalah untuk menghemat waktu, efisiensi, mengurangi biaya, efektifitas, dsb. Beberapa organisasi bahkan menggunakan teknologi informasi untuk mengamankan asetnya.

 Jika kita gunakan ilustrasi piramida organisasi, tugas akuntansi akan berada pada level paling bawah yaitu level operasional dan transaksional. Level ini punya ciri khas yaitu teknis, repetitive, prosedural, standar dan juga dapat membuat bosan. Contohnya, akuntansi yang menangani transaksi pembelian, penjualan, pengiriman barang, pembayaran transaksi, penerimaan hasil penjualan, penyusunan laporan. Ciri khas ini yang menjadi alasan utama mengapa teknologi informasi sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Bahkan, kisah hubungan ini telah terjadi jauh-jauh hari pada saat komputer masih berbadan besar dan boros tenaga (mainframe).

1.4. Akuntan dan Pengembangan 

Perkembangan sistem informasi sangat berpengaruh pada akuntan atau pelaku akuntansi, yang sebelumnya mereka terbiasa dengan mencatat buku besar di kertas(buku), saat ini mereka dituntut untuk dapat mencatat, mengolah data dan menyimpannya dalam computer. Namun pada dasarnya, hal demikian tidak memerlukan waktu yang banyak untuk akuntan menguasainya.

Teknik akuntansi merupakan alat yang digunakan untuk menganalisis, merancang dan mendokumentasikan system yang berkaitan. Akuntan juga bisa membuat system akuntansi baik untuk kebutuhan perusahaan ataupun untuk akuntan sendiri selaku konsultan. Tekniknya pun semakin berkembang, berbagai sistem informasi akuntasi yang menggunakan komputer semakin kompleks dan dapat menjangkau suatu organisasi yang besar. Bahkan menjadi suatu keharusan sistem akuntansi di terapkan pada sistem komputer yang terintegrasi agar proses pada transaksi berjalan benar dan tidak keliru.

II. Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.

2.1 Pemakaian teknik - teknik sistem.

1.      Analisis Sistem.
meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi fakta- fakta.
Teknik sistem yang digunakan :

·         Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi

·         Diagram arus data logis dan bagan arus analitis

2.      Perancangan Sistem.
merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem.

3.      Implementasi Sistem.
merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar - standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.

2.2 Teknik - teknik sistem.

1.      Bagan arus sistem.
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1.      Dokumen flowchart

2.      Sistem / proses flowchart

2.      Diagram aliran data.
merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.
Simbol yang di gunakan :

3.                  Bagan IPO, HIPO, bagan arus program.

·         Bagan IPO.
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.

·         Bagan HIPO.
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pem

III. Pengenalan Pemrosesan Transaksi

Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

ARUS TRANSAKSI

1. Pengkodean
Untuk membantu pengumpulan maupun pemrosesan suatu transaksi biasanya diberikan kode sebagai kemudahan.
2. Pengklasifikasian Transaksi
karena tingkat arus transaksi dalam suat uperubahan sangat kompleks maka untuk mempermudah dalam penyajian maka tiap transaksi diklasifikasikan kedalam beberapa siklus – siklus transaksi untuk pengelompokan.
contoh perusahaan Manufaktur :

• pendapatan
• pengeluaran
• produksi
• keuangan

Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnis ;

• Siklus pendapatan, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayan lain.
• Siklus pengeluaran, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
• Siklus produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
• Siklus keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan proleh dan menejemen dana-dana modal termasuk kas.

KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

1. Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
   contoh : Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
2. Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi
   Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
   Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
3. Penyimpanan=Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi
   contoh : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
4. Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dan Neraca Saldo

PERANCANGAN SISTEM TATA BUKU BERPASANGAN

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Metode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif).

Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

• Sifat dan tujuan organisasi
• Karakteristik struktural dan fungsional
• Tata letak fisik, produk dan jasa
• Orang yang mengoperasikan sistem

Langkah dalam merancang sistem akuntansi :

• Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
• Mereview karyawan operasional dan manajemen.
• Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
• Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan
• untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

SISTEM KODE AKUN UNTUK PEMROSESAN TRANSAKSI

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

Tujuan pengkodean :

• Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
• Meringkas data
• Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
• Menyampaikan makna tertentu

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

• Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
• Kode Angka Blok (block numerical code)
• Kode Angka Kelompok (group numerical code)
• Kode Angka Desimal (decimal code)
• Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference).

PERANCANGAN FORMULIR DAN PETIMBANGAN – PERTIMBANGAN PENYIMPANAN CATATAN

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi. Tujuan dari formulir :
– Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
– Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

IV. Pemrosesan Transaksi dan Struktur Pengendalian Intern.

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui :

(1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan

 (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.

Sistem Pengendalian Intern

Adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.Tujuan SPI menurut definisi tersebut adalah :

1.                   Menjaga kekayaan organisasi

2.                   Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3.                   Mendorong efisiensi, dan

4.                   Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

4.1  Kebutuhan dan pengendalian

Pengendalian adalah disiplin ilmu yang melibatkan pembuatan mekanisme dan algoritma untuk mengendalikan keluaran dari suatu proses tertentu

4.2  Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

1.                   Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2.                   Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3.                   Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4.                   Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

4.3  Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Adalah prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual. 

4.4. Etika & Struktur Pengendalian Intern

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

Daftar Pustaka:

1.      http://freakzfiles.blogspot.com/2012/11/sia-bab-1-tinjauan-sekilas-sistem.html

2.      http://indrathebandit.blogspot.com/2012/11/bab-2-teknik-dan-dokumentasi-sistem.html

3.      http://novalina26.wordpress.com/2012/11/01/3-pengenalan-pemrosesan-transaksi/

4.      http://zakwanirvani.blogspot.com/2012/12/bab-4-pemrosesan-transaksi-struktur.html