I. TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
1.1. Sistem Informasi dan Organisasi
Bisnis
Sistem
Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang
yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen Dalam
arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk
kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam
pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan
organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK),
tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam
mendukung proses bisnis.
Sistem akuntansi
adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan
yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi
yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks. Kompleksitas sistem
tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu
organisasi bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi
oleh manajer, bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan.
1.2. Siklus-siklus Pemrosesan
Transaksi
Sistem Informasi Akuntansi meliputi
beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi
perusahaan, yaitu :
1. Siklus
pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran
yang berkaitan.
2. Siklus
pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang
dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang
berkaitan.
3. Siklus
produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya
menjadi barang dan jasa.
4. Siklus
keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan
manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Bentuk-Bentuk Masukan
Bentuk-Bentuk Masukan
1.3. Akuntansi dan Teknologi Informasi
Akuntansi saat
ini erat kaitannya dengan Teknologi Informasi, karena hampir semua kegiatan
akuntansi saat ini sudah memanfaatkan Teknologi Informasi. Alasan menggunakan
teknologi Informasi adalah untuk menghemat waktu, efisiensi, mengurangi biaya,
efektifitas, dsb. Beberapa organisasi bahkan menggunakan teknologi informasi
untuk mengamankan asetnya.
Jika kita
gunakan ilustrasi piramida organisasi, tugas akuntansi akan berada pada level
paling bawah yaitu level operasional dan transaksional. Level ini punya ciri
khas yaitu teknis, repetitive, prosedural, standar dan juga dapat membuat
bosan. Contohnya, akuntansi yang menangani transaksi pembelian, penjualan,
pengiriman barang, pembayaran transaksi, penerimaan hasil penjualan, penyusunan
laporan. Ciri khas ini yang menjadi alasan utama mengapa teknologi informasi
sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Bahkan, kisah hubungan ini telah
terjadi jauh-jauh hari pada saat komputer masih berbadan besar dan boros tenaga
(mainframe).
1.4. Akuntan dan Pengembangan
Perkembangan
sistem informasi sangat berpengaruh pada akuntan atau pelaku akuntansi, yang
sebelumnya mereka terbiasa dengan mencatat buku besar di kertas(buku), saat ini
mereka dituntut untuk dapat mencatat, mengolah data dan menyimpannya dalam
computer. Namun pada dasarnya, hal demikian tidak memerlukan waktu yang banyak
untuk akuntan menguasainya.
Teknik akuntansi
merupakan alat yang digunakan untuk menganalisis, merancang
dan mendokumentasikan system yang berkaitan. Akuntan juga bisa membuat
system akuntansi baik untuk kebutuhan perusahaan ataupun untuk akuntan sendiri
selaku konsultan. Tekniknya pun semakin berkembang, berbagai sistem informasi
akuntasi yang menggunakan komputer semakin kompleks dan dapat menjangkau suatu
organisasi yang besar. Bahkan menjadi suatu keharusan sistem akuntansi di
terapkan pada sistem komputer yang terintegrasi agar proses pada transaksi
berjalan benar dan tidak keliru.
II.
Teknik dan Dokumentasi Sistem
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan
dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem
yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga
para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga
digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi
perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.
2.1 Pemakaian teknik - teknik sistem.
1.
Analisis Sistem.
meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi fakta- fakta.
Teknik sistem yang digunakan :
meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi fakta- fakta.
Teknik sistem yang digunakan :
·
Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan
observasi
·
Diagram arus data logis dan bagan arus
analitis
2.
Perancangan Sistem.
merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem.
merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem.
3.
Implementasi Sistem.
merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar - standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.
merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar - standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.
2.2 Teknik - teknik sistem.
1.
Bagan arus sistem.
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
1.
Dokumen flowchart
2.
Sistem / proses flowchart
2.
Diagram aliran data.
merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.
Simbol yang di gunakan :
merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.
Simbol yang di gunakan :
3.
Bagan IPO,
HIPO, bagan arus program.
·
Bagan IPO.
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.
·
Bagan HIPO.
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pem
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pem
III.
Pengenalan Pemrosesan Transaksi
Istilah pemrosesan transaksi mewakili
berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung
operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data
transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi
yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis
pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan,
proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.
ARUS TRANSAKSI
1. Pengkodean
Untuk membantu pengumpulan maupun pemrosesan suatu transaksi biasanya diberikan kode sebagai kemudahan.
2. Pengklasifikasian Transaksi
karena tingkat arus transaksi dalam suat uperubahan sangat kompleks maka untuk mempermudah dalam penyajian maka tiap transaksi diklasifikasikan kedalam beberapa siklus – siklus transaksi untuk pengelompokan.
contoh perusahaan Manufaktur :
Untuk membantu pengumpulan maupun pemrosesan suatu transaksi biasanya diberikan kode sebagai kemudahan.
2. Pengklasifikasian Transaksi
karena tingkat arus transaksi dalam suat uperubahan sangat kompleks maka untuk mempermudah dalam penyajian maka tiap transaksi diklasifikasikan kedalam beberapa siklus – siklus transaksi untuk pengelompokan.
contoh perusahaan Manufaktur :
- pendapatan
- pengeluaran
- produksi
- keuangan
Siklus-siklus transaksi dan
sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnis ;
- Siklus
pendapatan, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang
dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayan lain.
- Siklus
pengeluaran, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan
jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang
berkaitan.
- Siklus
produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya
menjadi barang dan jasa.
- Siklus
keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan proleh dan menejemen
dana-dana modal termasuk kas.
KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM
PEMROSESAN TRANSAKSI
- Input =
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa
formulir atau bukti transaksi lainnya.
contoh : Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan - Proses=
Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi
kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan
memasukkan data kedalam file transaksi
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi. - Penyimpanan=Media
penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini
menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan
data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem
komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan
file transaksi
contoh : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel. - Output.=
jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain :
Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dan
Neraca Saldo
PERANCANGAN SISTEM TATA BUKU
BERPASANGAN
Sistem berpasangan adalah sistem
pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit.
Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.
Metode penyusunan tata buku
berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat
pindahan berumpun(kolektif).
Hal penting dalam merancang sistem
akuntansi :
- Sifat dan
tujuan organisasi
- Karakteristik
struktural dan fungsional
- Tata letak
fisik, produk dan jasa
- Orang yang
mengoperasikan sistem
Langkah dalam merancang sistem
akuntansi :
- Merancang
pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan
terkait.
- Mereview
karyawan operasional dan manajemen.
- Finalisasi
laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
- Menyiapkan
rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan
- untuk
mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.
SISTEM KODE AKUN UNTUK
PEMROSESAN TRANSAKSI
Suatu sistem pengkodean berisi
character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang
digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat
tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan
dan mengambil data keuangan.
Tujuan pengkodean :
- Mengidentifikasikan
data akuntansi secara unik
- Meringkas
data
- Mengklasifikasikan
rekening atau transaksi
- Menyampaikan
makna tertentu
Ada 5 metode pemberian kode rekening,
yaitu :
- Kode Angka
atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
- Kode Angka
Blok (block numerical code)
- Kode Angka
Kelompok (group numerical code)
- Kode Angka
Desimal (decimal code)
- Kode Angka
Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic
reference).
PERANCANGAN FORMULIR DAN
PETIMBANGAN – PERTIMBANGAN PENYIMPANAN CATATAN
Sebelum suatu transaksi diproses
terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan
data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir,
sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
– Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
– Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
– Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
– Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
IV. Pemrosesan
Transaksi dan Struktur Pengendalian Intern.
Salah satu
tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini
dicapai melalui :
(1)
pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern
maupun intern, dan
(2)
menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan
laporan-laporan keuangan.
Sistem
Pengendalian Intern
Adalah
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.Tujuan SPI
menurut definisi tersebut adalah :
1.
Menjaga kekayaan
organisasi
2.
Mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi
3.
Mendorong
efisiensi, dan
4.
Mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen
4.1 Kebutuhan
dan pengendalian
Pengendalian
adalah disiplin ilmu yang melibatkan pembuatan mekanisme dan algoritma untuk
mengendalikan keluaran dari suatu proses tertentu
4.2 Elemen-elemen
Struktur Pengendalian Intern
1.
Struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2.
Sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3.
Praktek yang
sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4.
Karyawan yang
mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
4.3 Alat
Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Adalah
prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur
pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang
terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian
pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian
aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.
4.4. Etika
& Struktur Pengendalian Intern
Banyak
perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman
dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal,
seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di
tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di
langgar.Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya
atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.
Daftar Pustaka: